传真机的基本原理主要有以下几点：
1、影像扫描：以机械或电子的扫描装置读取图稿上之影像点，并将之转为数字型式；因仅用光源投射在图稿上再扫描景点的反射亮度转换而得，故又称为光电转换，影像之数值为二进制的1或0，并以扫描线排列。
2、压缩编码：扫描线影像资料以压缩编码方式压缩，以节省传输之资料量及时间。
3、调制：以调制器将压缩后之影像资料码转变为电话线路上可以传输之声频类比信号。
4、电话网路传送介面：将变调后之类比信号送到电话传输线上传输，并经由电信交换网路传到接收端。
5、电话网路接收介面：由电话回线上接收类比信号送到解码器。
6、解调：将声频类比信号复原为数字资料码。
7、解码扩展：将压缩后之影像数字资料码解码并扩展回原稿扫描线影像数字型式。
8、记录打印：将扫描线一行之二进制值1或0数字资料送到打印装置，以黑白色墨显像于记录纸上并于原稿扫描线同尺度及解析度。
二、影像扫描装置常见的有光电耦合式(charged couple device CDD)及密著式(contact image sensor CIS)两种影像感测器，这两种亦常用于复印机、光学扫描器(读条码、掌上、桌上型扫描器)、摄影机等。记录打印装置常见的有热感式(thermal printer head 简称 TPH)及激光印表式(laster printer)。调制解调器通常使用已制成大型集成电路的MODEM芯片，与电脑上的数据通讯应用相似。网路控制介面(network control unit 简称NCU)常见于电话等通讯终端设备。资料压缩/扩展(data compression/extension)通常使用已制成大型集成电路芯片，将资料压缩编码或解码扩展的运算处理由此芯片代劳。
三、手动接收或给稿(receive/polled)
ON:选用电话及人工应答后得知对方要发送/接收，按启动键后，开始接收/发送。
OFF:选用传真机及传真机自动应答后自动接收或发送。
因为有许多传真机用户都是一支电话号码供电话及传真机共用，因此希望有人在的时候以使用电话为主，如对方欲传真资料过来，在临时按启动键启动传真机接收，否则设定在自动接收，传真机在等候预订的候铃声后即自动答话(机器的答声2100Hz，持续3秒)后执行接收功能，除非接电话的答方很快的拿起话筒并再按传真机停止键且打电话的呼方还没有挂断电话，那还有通话机会，因此常常误失掉不少电话，当然传真机独自占用一支电话号码为传真专线且设定为自动接收则不会电话/传真混淆的情形。为了区分一支电话号码供传真机及电话使用的时机发展了不少技术，兹介绍几个常见的功能。
1、定时切换：设定传真机/电话的使用时段，每天定时切换MANUAL ON/OFF，例如传真机使用为18:00到
07:00，则传真机自动会依下列时间切换：
18:00(AUTO)-07:00 传真机为主
07:00(MAUAL)-18:00 电话为主
2、辨认切换：有外线打进来时，电话振铃声起，辨认切换器抢先替传真机/电话接通，然后辨认对方(呼方)是否有传真机呼话(机器的呼声，1100Hz)反复0.5秒声，3秒静音，如果有则切换电话线与传真机相通并产生振铃继续传真机的自动接收功能，否则切换电话线与电话相通并产生振铃催促人来接电话，此外为了提高辨认的可靠度及减少失误，有的辨认切器增加一小段语音答话或作一小段传真机的起始应答辨认的设计，当然也消耗了一些电话时间，辨认切换器有额外购买加装的，也有直接配置在传真机内的。
3、答录机介面：万一外线打进来的是电话而不是传真机而答方的传真机是在AUTO功能此种有答录机配备的传真机会先不作辨认的先放一段语言答话(数字语音卡或录音带)，并在答话的最后一句话提醒对方(呼方)如果要传真请按一下电话键上的某一个键，例如"*"，因双频(TONE)式拨号电话按任一键都会发生特定的双频音，所以传真机侦测到这个指定键的音即启动自动接收；如果要留言，请在"哔"声后留言，因等一段时间对方(呼方)没有按指定键，则启动答录机留言。