追缴物业管理费需要注意什么

随着我国物业管理相关法规制度的完善、居民法律意识的逐步增强，通过法律诉讼追缴物业费欠费已成为解决物业收费难问题的重要手段。对所辖小区部分长期欠费业主进行了法律诉讼，非凡是对那一小部分，基本属于没有正当理由的、比较典型的、又在业主中有一定的所谓“影响力”的业主，通过法律诉讼追缴物业费欠费，一方面可以通过法律手段将业主拖欠的物业管理费收取回来，更重要的是通过法院这个平台使双方能够心平气和地坐在一起把各自的想法、意见说出来，根据相关的法律、法规由法院做出公正、公平、令双方信服的裁决，并通过这种方式来教育引导业主转变意识观念，在物业管理区域内创造一个按时、按约交费的良好风气。

物业管理费用的追缴工作要遵循人性化的原则，需要循序渐进，不能操之过急。
1、通过电话询问、上门走访等形式，了解业主拖欠物业费的原因，如业主所反映的问题是真实存在的，且是物业服务企业能力范围内所能解决的，应当积极为业主解决问题，直到业主满意为止。
2、解决问题后，若业主仍不愿意交纳物业费，在进一步沟通的同时，可以发放物业费催缴通知书，给予其充分的考虑时间是否交纳物业费，在物业管理区域内的显著位置对拒不交纳物业费的人员名单进行公示。
3、建立机关、事业单位工作人员欠费抄告制度，将不支持物业管理工作和未及时交纳物业服务费的干部职工名单抄告给各单位，督促其配合物业管理工作并及尽快交纳物业费。
4、经过上述沟通后，逾期不交纳物业服务费的，应当通过司法诉讼的形式，物业服务企业可以向人民法院提起诉讼，由法院介入受理逾期不交纳物业费的案件。

第一，  诉讼只是无奈之举。
　　作为物业管理公司，已经依据物业服务合同付出了劳动，却不能依据合同得到劳动酬金，采用诉讼的方法请求法院支持自己的合法要求，对此无可厚非。但是，诉讼的过程需要物业管理公司额外投入大量人力和时间。即使胜诉，也仅仅是追回了依据合同本就应当得到的劳动报酬，物业管理公司却因此增大了管理成本，仍然是输家。这样看，要么物业管理公司加大成本去诉讼追款，要么超过诉讼时效放弃企业的合法权益。通过诉讼追缴欠费，实是物业管理公司的无奈之举。
　　第二，  不要轻言“起诉”。
　　且不论欠费是否合理，是否应当起诉，物业管理公司的管理人员都应当换位思考，在解决业主面临的实际问题上下功夫，以优质服务赢得业主交费，不可轻言“起诉”。其中包括两个方面内容：一是对于物业管理公司依据合同有义务解决的问题，如果是有条件解决的，必须先办事，后追款，不可先行提起诉讼，以防止败诉赔款，“赔了夫人又折兵”;如果是依据协议应当解决，但又暂不具备条件解决的问题，物业管理公司千万不可胡乱推辞或轻易承诺，防止业主以此为由长期拖欠管理费，或者状告物业管理公司“错上加错”。二是依据协议不应由物业管理公司解决的问题，也不要简单推诿，应当急业主之所急，努力取得业主的授权，主动与相关责任方取得联系，积极起到沟通协调作用，同时做好相关记录。在取得足以证明物业管理公司已经尽职履约的证据之前，不要轻易起诉业主。
　　第三，  注意诉讼过程中与业主的联系。
　　物业服务属于连续服务，案件终结之后，相关方还要彼此接触。所以，物业管理公司需要建立制度，使诉讼代理人与物业管理员之间保持持续有效的沟通。在诉讼过程中，物业管理公司不能与业主中断联系，尤其是起诉业主欠费的案件要特别注意。例如：诉前物业管理公司应有明确催缴的提示，有物业管理公司征求意见的表示，有律师催告信函，使业主接到开庭通知时不感到惊奇或意外;同时诉前还要核准业主的相关信息资料，防止和杜绝出现差错。案件诉讼一般需要一个过程，物业管理公司的诉讼代理人有条件将在审理过程中遇到的问题通报物业管理员，以便核实情况，掌握证据。如果认定服务中确有瑕疵，物业管理员也有时间弥补和纠正。这样既可以完善和改进服务，也有利于诉讼案件的尽早终结。法院判决后，物业管理公司无论胜诉或败诉，均应认真分析参考法院的裁决意见，查找管理和服务中存在的不足，采取有效措施防止类似案件重复发生。
　　第四，  重点防止恶意欠费现象蔓延。
　　由于种种原因，近年来业主恶意欠费现象时有发生，例如有业主利用贷款多处购房后全部出租，然后故意躲避物业管理人员，有意拖欠管理费的现象;有房屋产权变更时，原所有权人故意隐瞒拖欠管理费的事实，致使新的房屋所有权人无辜承担连带责任的现象;有业主要求物业管理公司必须履行物业服务合同之外义务的现象。凡诸如此类业主逾期不履行交费义务的，物业管理公司均应在诉讼时效内，通过法律程序维护企业的合法权益，坚决制止恶意欠费现象蔓延。另外，对于房屋长期无人居住、业主无处寻找的情况，物业管理公司可以采用先起诉后撤诉的方法，延续物业管理公司对相关业主追缴欠费的主张权力时效。
　　第五，  降低追缴欠费的诉讼成本。
　　其中包括减少诉讼和方便诉讼两方面内容。减少诉讼，就是在绝对保护业主隐私的前提下，扩大对有效判例的宣传，对欠费业主进行耐心解释，举案说法，举一反三，以期达到不经过诉讼即可要回欠费的目的。方便诉讼，就是物业管理公司建立诉讼案件档案管理制度，注意收集保存相关记录和证明，充分发挥证据证明在类似案件审理中的作用。同时，定向培养物业管理公司的诉讼代理人，努力减少对追缴欠费诉讼的重复投入。