工程档案管理制度有哪些

1、档案资料管理
　　1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
　　1.2为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
　　1.3工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
　　1.4购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

1、凡与工程质量监督有直接关系的文件、资料，由处办公室收发统一登记编号，经领导批阅后，由质监科专人分类列卷暂存。2、应办理或分送传阅的文件，经处长签与后交经办人签收，以便于文件的及时查询，避免对文件的处理延误、丢失。文件办理完毕后应写明处理结果。3、质检工作常用的有关办法条例、法规性文件及及需要复制分送的文件，由质监科负责按要求范围复制分送，分送文件均需登记签字。4、受监工程办理监督手续后，按监督工程编号设立专卷。受监工程资料包括：监督申请书、施工合同文件、监理委托合同文件、受监工程的设计文件、施工组织设计、开工报告审核单、工程监督计划、工程监督过程中的检测报告、工程返回（停工）通知单、工程质量事故处理报告、变更设计审批文件、工程质量等级认证报告、监督工作总结等。受监工程自办理监督手续开始，至质量等级认证，监督人员提出监督工作总结止，为工程质量监督期，工程主管监督人员负责进行资料整理归档。5、质监科拟定的工程质量监督工作的文件，必须由办公室统一登记编号，按规定程序签发，同时编列科内拟发文序号，待办在办性质的发文稿件及附件暂由质监科保存，待文件办理结终后每半年或年终整理交档案管理部门归档。6、质监人员凡参加有关会议、质量监督检查、评比总结、工作报告、工作往来有保存意义的便函、信件、工程照片（包括底版）、有关单位、部门的抄送文件，质监科应立专卷保存,以便随时查阅。
6.成本核算管理制度
   1）材料成本核算是指以实物量为基础，借助价值形式反映和计算工程项目材料消耗过程的经济效果，主要包括工程材料费、二次搬运费、生产工具费和水电费四项核算内容。其中工程材料费为核算的重点，它包括构成工程实体的主要材料、其它材料、构配件和周转料费用。
   2）材料成本核算包括材料价差和材料量差量方面，侧重于量差的核算。
成本档案管理制度
   1）成本经理负责工程项目有关工程造价资料的收集和管理。
   2）内业资料包括各种原始凭证、各种合同、各种往来文件、各种费用支出台帐、统计图表、计算底稿和相关文字资料，均需分类别分别装盒整理，每盒内均需附有目录作为结算资料存档。
   3）项目成本经理负责成本内业资料管理工作，项目经理定期对项目成本内业资料管理工作进行检查。

档案管理制度为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案。
   一．  公司的档案范围1．  企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；
、规划和
；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；
、人事档案等。2．  企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3．  企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。4．  
档案。包括
档案、会计帐簿档案、
档案等。5．  企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。6．  企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。
   二、公司档案管理体制1．  公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（
除外）。2．  公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。三、立卷归档制度1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。3．4．工程项目，科研课题，鉴定，
后，三个月内归档。4．归档要求4．1．材料完整齐全。4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。5．部门归档要求5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。四、档案管理工作1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。2．档案保管：
专用文件库保存档案。3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。五、档案利用工作1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案
，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、
、借阅方式、数量、期限。2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案
。

一、档案管理  
（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。  
（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。  
（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。  
二、文书档案管理  
（一）归档范围  
1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。  
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。  
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。  
4、质量管理类：质量管理方面的制度。  
5、技术类：产品及生产方面技术文档。  
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。  
（二）文书的档案立卷  
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。  
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。  
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。  
三、归档时间  
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。  
四、档案的借阅及销毁  
（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。  
（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。  
（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字

档  案  管  理  制  度
 修改记录:
 序号  修改内容  日期  编制  修改  审核
 1  首次发布  2005年2月
 2
 3
 目的
 对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。
 范围
 用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
 职责
 项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交总裁办统一管理。项目经理负责对移交总裁办的档案进行审核。
 内容
 4.1  项目资料的控制
 4.1.1  收集、进库和保管
 4.1.1.1  做好收文发文登记
 4.1.1.2  工程项目过程中，总裁办统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同(包括设计合同、监理合同、施工合同等)以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。
 4.1.1.3  工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交总裁办统一管理。
 2  归档
 工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。
 4.1.2.1  公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。
 4.1.2.2  文件类别:1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。
 4.1.2.3  编号
 项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。
 4.1.2.4  标识
 对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
 4.1.3  借阅
 项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。
 4.2  工程资料的控制
 4.2.1  工程竣工资料的范围
 政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料
 工程竣工资料的验收条件
 工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件:
 4.2.2.1  建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕;
 4.2.2.2  全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。
 4.2.3  工程竣工资料的验收程序
 4.2.3.1  工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。
 4.2.3.2  项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申  报表》后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。
 4.2.3.3  工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管城建档案管理部门验收小组主持。
 验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的《建设工  程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。
 4.2.3.5  工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。
 4.2.4  工程竣工档案的移交
 4.2.4.1  工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。
 4.2.4.2  项目档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具《接收工程项目档案登记单》。承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。
 4.2.5  归档
 项目档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。
 4.2.6  移交
 竣工资料一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录清单。
 4.2.7  借阅
 4.2.7.1  公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。
 4.2.7.2  公司之外的单位借阅档案，需经总裁办负责人的批准。
 4.2.8  销毁
 对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。
 4.3  档案立卷的要求
 4.3.1  文字资料立卷要求
 4.3.1.1  档案材料归档时，以A4(即210mm  x  297mm)规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。
 4.3.1.2  档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。
 4.3.1.3  文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。
 4.3.1.4  装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。
 4.3.2  图纸的立卷要求
 纸质竣工图(或其它归档的纸质图)，归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
 4.3.3  立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。
 4.3.4  立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。
 4.3.5  立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。